お客さんにメールを送る際には、誰がメールを送っているのか分かるように文末に署名をつけましょう。
メール連絡の署名というのは、文末に記載する会社名、住所、電話番号やメールアドレスのことです。
ネットショップの場合はこんな感じです。
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△△△ネットショッピング店
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇1-2-3-456
ホームページ：www.△△△.co.jp
電話番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇
メールアドレス：shop@△△△.co.jp
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手紙を出すときは、相手の住所氏名だけではなく、自分の住所氏名も書きますよね。
メールでも同じことです。
お友達とのメールのやり取りではありませんので、ビジネスマナーとしてしっかりネットショップ用の署名を付けたいものです。
書名の付けたかについてはメールソフトによって異なるので、マニュアル等をご参照ください。
・Outlookでメールに署名をつける
・Thunderbird メッセージに署名を付ける方法
・Shuriken メールに署名を付けて送信したい
メールに署名がないとお客さんに迷惑？
ある自動車ディーラーのホームページから車検の申込みをしたときのことです。
自動送信されてきたメール、そして担当者からのメールにはいずれにも署名は無く、連絡先も記載されていませんでした。
文末は下記のように記述されているのに、連絡先が一切記述されていません。
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お申し込みいただいた内容に変更が発生した場合や、キャンセルの場合には
上記の管理番号を弊社担当へご連絡ください。
※ご連絡の際に「ホームページからの申し込み」と伝えていただくとスムーズです。
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署名が全く無いので、こちらから連絡を取るには、Yahooなどで検索して、ホンダ○○○のホームページで担当支店の連絡先を調べないといけないのです。
ブックマークしておけばよかったのですが、普通、メールにホームページアドレスくらい書いてあるだろうと思った私が甘かったです。
担当者からも「車検のご予約ありがとうございます」とメールが来たのですが、そのまま返信できないようになっています。文末には下記のように記述されています。もちろん、署名はありません。
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このメールは送信専用アドレスから送信されていますので、返信をしても届きません。
お手数ですがご用件の際には弊社ホームページのお問い合わせフォームをご利用ください。
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担当者からメール連絡が来ているのに、お互いにメールでのやり取りができない状態で、いちいちディーラーのホームページを新たに開いて、お問い合わせフォームを利用しなければなりません。
このお問い合わせフォームというのは、住所、氏名、年齢、電話番号、メールアドレス、問合わせ内容などをすべて記載しないと送信できないシステムになっています。
こんな面倒なことをお客さんにやらせるなんて恥ずかしいです。
たぶん、現場ではネットをまともに使いこなせていない状況で、本社からの指示で無理にネット受付を導入しているための弊害でしょう。
ある三菱デーラーに行った時、ホームページ（本社ではなく地域ディーラーのサイト）が見られなくなっていたので指摘したことがありました。
営業の人は鼻で笑って、「普通に見れますよ」（ホームページも見れないほどネット音痴なんですか？）といった感じで暗にばかにされたので、「では見せてください」といったところ、全く見れませんでした。
ディーラーでは、いつからホームページがダウンしていたのかも分からず、奥では担当者に電話をしていたのでしょうか、電話口で声を荒げている人がいたりして、右往左往のプチパニック状態でした。
大きな自動車ディーラーでも、ネットに関してこのようにお粗末なところがあるので、ディーラーにはかなわないと思ってる中小の整備・修理工場でも、ネットでの集客と対応をきっちりできれば、大きなチャンスが生まれるかもしれません。
ネットに慣れていない方であれば、メール連絡できないときは「普通に電話すればいいでしょ」と思われかもしれません。実際、車検の件ではディーラーに仕方なく電話しました。
ただ、電話ですと、まず担当者を捕まえないといけないです。他のお客さんと接客中であれば待たされます。後から電話しますといわれても、こちらも仕事をしているので、ディーラー側の都合で電話されてきても困ることがあります。
やっと担当者と連絡が取れたら、一から説明しないといけないわけです。いついつに車検の予約をネットでして、メールがきたけど返信ができなくて・・・といったを話した後、担当者が「確認させていただきます」といってまた時間がかかって、その後、やっと車検の確認と依頼事項が伝えられたわけです。
メールであれば、こちらでは仕事が終わった後にちょっと書いて送信するだけで済むことなので、本来ならすごく簡単なはずなんです。
ネットで商売をするのであれば、メールには署名をしっかり付けること、そして、お客さんに親切で連絡してもらいやすい方法を考えて運営したいものです。
