ネットショップのクレーム処理では、メールや電話で対応することが多いです。
電話は時間をとられるので、メールで対応できるのがお店側としては一番やりやすいのですが、機械的になってしまって気持ちがお客さんに伝わらないことがあります。
そこで、お詫び状を郵送するという一手間をかけることで、一歩、お客さんに歩み寄れることがあります。
ネットでビジネスをしていると実際に手紙を用意して郵送するというのは、結構、手間に感じてしまうことがあります。
でも、一通の郵便がネット社会からリアルな社会への繋がりの役割をしてくれて、お客さんに謝罪の意思などが伝わりやすくなることがあります。
お詫び状の書式はネットなどで検索すれば、色々と用意されたものが出てきますのでそちらを参考にしてください。
私は文例辞典といった本を買って手元においています。これは様々な書式が掲載されている本で、挨拶文やお詫びの書式、季節の言葉など、細かいことが様々載っているのですごく重宝しています。
ただ、書式をそのままコピーして使っても気持ちが伝わりませんので、挨拶文など最低限の部分はコピーしますが、その他は、自分の言葉で述べるとよいと思います。
ここからはちょっと笑える書式を紹介します。クレームで疲弊しているようなときに見て笑ってください。商売的には送れないですが、送ってみたいときもあるでしょう（笑）
デザインでも謝罪をしている書式です。和んでもらえたらいいです。
（出典：クリエイティビティお詫び状）
何が書いてあるか分からない手紙です。その後のクレームがなくなるかもしれません。
（出典：意味不明お詫び状）
可愛いお詫び状です。 話の通じないクレーマーさんには、白枠にひらがなで一文字ずつ入れて、読みやすいお手紙を送りましょう。
(出典：ファンシーお詫び状)
※これらの書式はbizoceanで無料ダウンロードできます。万が一、使用する際は、自己責任でお願いします。
