お店や会社を運営していて、社員やスタッフの人数が増えてくるというのは嬉しいことでしょう。しかし、社員が増えると色々大変になってくることがありますが、その一つが支払いの処理です。
社員が増すと支払いの機会も多くなり、現金のやり取りが増えたり、会計処理にも手間がかかることがあります。
たとえば、出張でホテルの宿泊や取引先との飲食などの支払いがあります。社員が仕事に必要な消耗品や材料などを買ってきた支払いもあります。
これらの支払いをどう扱うのか？
少額であれば、社員が自分のお財布からお金を出して購入して、後から清算してもらったり、代表者や経理担当者から予め現金をもらって買い行くというケースがあると思います。
社員に後払いするケースでは、Aさんには1853円、Bさんには3658円というように現金を用意するのはなかなか手間です。また、先に一定額を渡すケースでは、いくら使っておつりがいくらなのかを確認する作業が必要になって大変です。
そこで便利になるのが、ビジネスカード（事業用クレジットカード）です。
ビジネスカードは各社員に持たせることができるので、事業用の支払いはそのクレジットカードで精算することができます。
仕事用のお財布から解放されたい
会社の事務服を着た方々が、郵便局でプラスチックのケースや小さい小銭入れからお金を出して支払っている光景を時々見ます。
明らかに自分の財布ではない、会社から支給されている現金入れという感じですが、郵便局でもクレジットカードが使えるようになった今では、少々面倒くさそうなやり取りに感じてしまいます。
自分のクレジットカードで支払って、会社に領収書を出して後から清算してもらうという方法もありますが、細かいお金のやり取りは面倒でしょう。
ビジネスカードであれば、簡単に支払うことができるだけでなく、そのまま会社の支払いになるので、会計処理も楽になると思います。
余計なことに使われてしまう経費を防ぐ
よくドラマでもありますが、信頼していた従業員や仕事を手伝ってもらっていた家族らに、お店のお金を勝手に持ち出されていたというお話があります。
私のお店でも、一時期、家族に手伝ってもらっていたことがありました。
細かい買い物や郵便局などにも行ってもらっていたため、その都度、お金を渡すのが面倒で、一定のお金を自由に持ち出せるように事務所用のコインケースを使っていました。
領収書と引き換えにお金を取り出したり、必要な時にお金を持ち出して買い物などに行けるようにしておいたのですが、余計なものばかり買われてしまいました。
後から領収書やレシートを確認したとき、必要の無いものだったり、仕事ではなく家庭用で使うものを買われていて経費では落とせなかったりして困ったものでした。
これがクレジットカードであれば、購入する度に利用通知が来ますので、確認が容易になります。※新しいカードの多くは、クレジットカードを使ったらすぐに利用通知が来る機能がついているものが多いです。
当然ですが、ビジネスカードは、各社員に利用目的や限度額を周知して使ってもらうということが必要です。
もっと厳格に管理するのであれば、クレジットカードは代表者が管理して、必要に応じてスタッフに渡して、利用が終わったら領収書と一緒にカードを戻してもらうという方法もあります。
👉従業員にカードを配布して支払い業務を改善する方法（マネーフォワード ビジネスカード）
代表者のクレジットカードの使いまわしはできない
タッチ決済が増えた今、クレジットカードで支払う際にサインを書かなくても決済ができるお店が増えています。
タッチ決済でなくても、少額であれば、サインを必要としないケースも多いです。
こういった便利な環境を考えると、わざわざ事業用のクレジットカードを用意しなくても、代表者が従業員に自分のクレジットカードを渡して、物品などを買ってきてもらってもいいのでは？と思われるかもしれません。
しかし、他人名義のクレジットカードを使うことは本来できませんし、自分名義のクレジットカードを貸すことは規約違反になります。
また、個人のクレジットカードでは、個人使用なのか、会社の経費扱いなのか、会計処理の段階で仕分けが面倒になることがあります。
プライベートと仕事を分けるという意味でも、ビジネスカードの利用を検討してもいいかもしれません。
クレジットカードの利用でポイントがたまる
お店や会社で購入する金額は、個人のそれに比べて大きくなることが多いでしょう。その購入をクレジットカード決済にすることで、ポイントが多くたまることがあります。
私のお店ではアメリカとの取引が多いですが、カード決済OKのところがほとんどなので、結構ポイントがたまります。
代表者に加えて、スタッフや社員も事業用のクレジットカードで支払うことができれば、ポイントがどんどんたまるでしょう。
後は、ポイントを使ってみんなで食事や社員旅行に行ったりというように、様々な特典でちょっと贅沢ができたりするかもしれません。
クレジットカードの支払いは翌月または翌々月
クレジットカードを利用されている方には常識ですが、今月使ったクレジットカードの支払いは、翌月または翌々月にまとめて口座から引き落としになります。※実際の利用時から引き落としまでの期間は、締め日によっても多少異なります。
事業を行っていると、今、手元に十分な現金はないけれど、今月末には決済会社から売上代金や売掛金がまとめて入ってくるということがあると思います。
使いすぎには注意が必要ですが、クレジットカードの使用では支払日が後になるので、必要ものを必要な時に買える機会が多くなるのではないでしょうか。
個人事業主でも持てるマネーフォワード ビジネスカード
マネーフォワード・ビジネスカードは、個人事業主でも申し込み可能な事業者向けのクレジットカードです。初期費用・年会費無料で利用できます。※利用が全くない場合は、年会費が翌年から発生します。
複数カードの発行可能で、カードごとに上限金額や利用のON/OFF設定ができるカードコントロールもできます。社員さんを信用しないわけではないですが、ミスや紛失などもゼロではないと考えると、利用上限が設定できるのは安心にもつながるかと思います。
ポイントは１％還元でたまりやすいでしょう。カード利用の際には、スマホに通知がきますので確認が容易です。
マネーフォワード・クラウドで会計処理をしている場合は、クレジットカードの利用が紐づけできるため、会計処理が楽になります。領収書やレシートの処理に追われている代表者さんには、ここが一番のメリットかもしれません。
マネーフォワード・ビジネスカード照会の動画↓
セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード
セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードは、起業して間もない方、個人事業主やフリーランスの方でも申し込める、年会費無料のセゾンのビジネスカードです。
こちらのセゾン系ビジネスカードは、ネット関連のサービス利用に優待があります。近年、ネットで伸びてきている業種は多いですから、そのあたりの事業主をターゲットにしている印象があります。
ヤフービジネスサービス、クラウドワークス、アマゾンウェブサービスなどの利用でポイントが通常の４倍もらえます。また、エックスサーバーやかんたんクラウドなどが優待価格で利用できます。
申込時の決算書・登記簿謄本は不要です。従業員が使える追加カードは９枚まで無料発行できます。
👉セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード
セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード紹介の動画↓
ガソリン専用の法人カード
前出でご案内したビジネスカードとは異なりますが、配達が多くて、事業経費の中でガソリン代が大きなウエイトを占めるのであれば、ガソリン専用の法人カードを利用する方法もあります。
たとえば、出光系のTRUST&FLEXカード、ENEOS BUSINESSカード、コスモ コーポレートハウスカードなどがあります。
これらはガソリンに特化したカードで、通常のクレジットカード機能はついていません。
ガソリンの支払いにしか使えませんし、利用額や特定の契約店でしか使えないといった制限があったりします。必要に応じて、こういった制限のあるカードを使う方法もあります。
BtoBを対象にしたビジネスカード
クレジットカードを申し込む際に、多くの方がクレジットカードの利用目的を生活費支払いのためと申告していると思います。
生活費の支払い目的で取得したクレジットカードを事業目的で使うことは、規約違反になってしまうことがあります。
一般の方でも利用する範囲であれば、バレないかと思いますが、仕入れ目的などで高額の支払いを繰り返しているような場合は、クレジットカード会社からチェックが入るかもしれません。
クレジットカード会社から規約違反を疑われないためにも、仕事関連ではビジネスカードを使った方が安心ではないでしょうか。
また、事業を大きくしていったり、日々の運営を円滑に行うために、ビジネスカードは非常に便利な存在になると思います。
なお、これから仕事を辞めて起業されるような場合は、仕事を辞める前（確実な収入がある内）にカードを申し込んでおくことをおすすめします。
ビジネスカードのメリットデメリットを解説した動画↓
※上記でご案内したビジネスカードの年会費やシステム等は変更になる場合があります。最新情報はオフィシャルサイトにてご確認をお願いいたします。
